Home › Kennisbank

Materiaal bestellen vanaf de klus: bestellijst, levertijd en doorbelasten

Na loon is materiaal de grootste kostenpost in een klus- of installatiebedrijf, en tegelijk de post waar het slechtst zicht op is. Uren worden geregistreerd, materiaal niet. Een monteur rijdt even langs de groothandel, koopt drie meter leiding en een doos koppelingen, en die bon verdwijnt in het dashboardkastje. Aan het eind van het project klopt de marge niet en kan niemand meer reconstrueren waar het geld heen is. Dit artikel laat zien hoe je materiaal vastlegt op het moment dat het besteld wordt, zodat het vanzelf op de juiste klus en op de juiste factuur terechtkomt.

Waarom losse bestellingen zoveel geld kosten

Het probleem is zelden de prijs van het materiaal zelf. Het zit in drie dingen die er omheen gebeuren. Ten eerste onbenoemde tijd: een rit naar de groothandel kost al snel een uur, en die uren worden vaak niet op de klus geschreven omdat ze niet als werk voelen. Ten tweede stilstand: de monteur staat op locatie en ontdekt dat er een onderdeel ontbreekt, dus de klus gaat een dag door en de planning schuift. Ten derde niet-doorbelast materiaal: wat achteraf niet meer te herleiden is naar een klus, betaal je zelf.

Reken het eens door voor een gemiddelde week. Twee onverwachte ritten per monteur, vijf monteurs, een uur per rit plus de brandstof: dat is een halve mensweek per maand die nergens in je calculatie staat. Dat is precies het bedrag waar je begrotingen op stuklopen.

De bestellijst begint op de klus, niet op kantoor

De enige plek waar precies bekend is wat er nodig is, is de klus zelf. Toch loopt de bestelling in veel bedrijven via een appje naar kantoor, waar iemand het overtypt in de bestelportal van de groothandel. Elke overname is een kans op een fout en op vertraging. Beter is dat de monteur zelf een regel toevoegt aan de bestellijst van die klus, met aantal, omschrijving en desnoods een foto van het artikelnummer op de verpakking.

Wat zo een bestelregel minimaal moet vastleggen:

• Het project of de klus waar het materiaal bij hoort
• Aantal, eenheid en een herkenbare omschrijving of artikelnummer
• Wie het nodig heeft en op welke datum het op locatie moet zijn
• Of het meerwerk is of binnen de oorspronkelijke offerte valt
• De status: aangevraagd, besteld, geleverd, verwerkt

Dat laatste veld is het belangrijkste en wordt het vaakst vergeten. Zonder status weet niemand of iets al onderweg is, dus wordt er tweemaal besteld of helemaal niet. In een digitale werkbon-app zit die bestellijst bij de klus zelf, zodat de monteur op locatie ziet wat er al klaarligt.

Levertijd is een planningsprobleem

Een bestelling met drie weken levertijd is geen inkoopdetail maar een planningsfeit. Toch staat die datum meestal in de mailbox van de inkoper en niet in het planbord. Het gevolg is bekend: de klus staat ingepland, de monteur rijdt heen, en het materiaal is er niet. Koppel daarom elke bestelling aan de geplande uitvoerdatum en laat de planning pas vaststaan als de leverdatum bevestigd is. Verschuift de levering, dan verschuift de klus, en dan bel je de klant vandaag in plaats van dat hij het morgen zelf ontdekt.

Werk je met langere levertijden op specifieke onderdelen, plan dan bewust twee momenten: een besteldatum kort na akkoord op de offerte, en een controlemoment een week voor uitvoering. Die twee taken in je planning voorkomen het gros van de afgezegde afspraken.

Van bestelregel naar factuurregel

De winst zit uiteindelijk in de doorbelasting. Als een bestelregel al aan een klus hangt, hoeft niemand achteraf bonnen te sorteren: bij het opmaken van de factuur staan het materiaal en de uren er al onder. Regels die als meerwerk zijn aangemerkt, herken je in één oogopslag en bespreek je met de klant voordat de factuur de deur uit gaat. Wil je weten wat meerwerk daadwerkelijk mag kosten en hoe je het onderbouwt, gebruik dan de meerwerk-rekentool; en over de stap van registratie naar factuur schreven we eerder in van urenregistratie naar factuur.

Voorraad in de bus: houd het klein

Volledig voorraadbeheer per bus is voor de meeste bedrijven overdreven en wordt na twee maanden niet meer bijgehouden. Beperk je tot een korte lijst met snellopers die je nooit wilt missen: bevestigingsmateriaal, standaard koppelingen, afdichting, zekeringen. Laat de monteur die lijst wekelijks afvinken en vul aan vanuit het magazijn. Alles wat projectspecifiek is, bestel je per klus. Dat is minder administratie én minder dood kapitaal in de bus.

Wil je zien hoe een bestellijst per klus in de praktijk werkt, open dan zonder account de live demo van de monteur-app: open een klus, zet een paar regels op de bestellijst en bekijk wat er aan de kantoorkant binnenkomt. Dan weet je binnen vijf minuten of dit past bij hoe jouw ploeg werkt.