Home › Kennisbank

Meerwerk doorberekenen: vastleggen, akkoord krijgen en factureren

Bijna geen enkele klus loopt precies zoals hij begroot is. Er komt een muur open en de leiding blijkt verrot, de klant wil toch een extra wandcontactdoos, of de ondergrond moet eerst vlak. Meerwerk is dus geen uitzondering maar de normale gang van zaken. Het probleem is zelden het meerwerk zelf: het is het moment waarop het wordt vastgelegd. Wie het pas op de eindfactuur benoemt, voert een discussie die hij op de klus al had kunnen winnen.

Wat is meerwerk, en wat is het niet

Meerwerk is werk dat buiten de afgesproken opdracht valt en dat leidt tot extra uren, extra materiaal of allebei. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk lopen er drie dingen door elkaar heen die je uit elkaar moet houden, omdat ze verschillend uitpakken op de factuur.

• Echt meerwerk: de klant wil iets extra's of anders dan afgesproken.
• Onvoorzien werk: je treft iets aan wat niemand kon zien bij de opname, zoals asbestverdacht materiaal of een verzakte vloer.
• Afwijking op een stelpost: de post stond al in de offerte, alleen valt het bedrag hoger uit.
• Herstel van je eigen fout: dat is geen meerwerk en dat reken je niet door.
• Minderwerk: onderdelen die vervallen. Die verrekening hoort er ook in, en levert je goodwill op.

De regel die de meeste discussies veroorzaakt

In het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:755) staat kort gezegd dat je als aannemer alleen een prijsverhoging kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak daarvan, tenzij hij die noodzaak uit zichzelf had moeten begrijpen. Het draait dus om het woord tijdig: vooraf, niet achteraf. Bij particuliere klanten is de lat hoger dan bij een aannemer of vastgoedbeheerder, omdat een consument minder makkelijk kan inschatten wat een ingreep kost.

Dit is algemene informatie en geen juridisch advies, maar de praktische vertaling is voor elk bedrijf hetzelfde: de klant moet ja hebben gezegd voordat de schroef erin gaat, en dat ja moet je kunnen terugvinden.

Leg het vast op het moment dat het gebeurt

Een appje met "even iets extra's gedaan" is geen vastlegging. Een meerwerkbon wel, mits hij op de klus wordt ingevuld en niet 's avonds op kantoor uit het hoofd. Zorg dat er in elk geval dit in staat:

• Bij welke klus of welk project het hoort
• Wat er precies extra gedaan wordt, in normale taal
• Waarom het nodig is: wens van de klant of aangetroffen situatie
• De verwachte uren, het materiaal en het bedrag
• Datum, naam van wie het meldt, en de akkoordverklaring van de klant
• Minimaal één foto van de situatie op locatie

Die foto is goud waard. Een verrotte leiding op beeld maakt een gesprek over vierhonderd euro extra binnen tien seconden overbodig. Bij een digitale werkbon hangen die foto's en de handtekening automatisch aan de juiste klus, zodat je er weken later nog bij kunt.

Onderbouw het bedrag, noem geen rond getal

Een prijs die uit de lucht komt vallen nodigt uit tot onderhandelen. Een prijs die is opgebouwd uit uren maal uurtarief, materiaal tegen inkoop plus opslag en eventueel voorrijkosten, doet dat niet. Reken het bij twijfel even door met de meerwerk-rekentool, dan zie je meteen wat er van het bedrag overblijft nadat de uren eraf zijn.

Van meerwerkbon naar factuur zonder ruis

De laatste stap is waar het meestal alsnog misgaat: de bon ligt er, maar hij komt niet op de factuur. Dat gebeurt zodra meerwerk in een los mapje leeft in plaats van in dezelfde administratie als de uren en het materiaal. Hang de meerwerkregels aan de klus, dan staan ze bij het factureren al klaar en zie je in één oogopslag wat begroot was en wat het werkelijk werd. Hoe die stap van registratie naar factuur werkt, lees je in van urenregistratie naar factuur.

Voorkomen is goedkoper dan doorberekenen

De helft van alle meerwerkdiscussies is te voorkomen in de offerte. Benoem stelposten met een duidelijk bedrag en de zin dat verrekening plaatsvindt op nacalculatie, schrijf op wat er niet bij de prijs zit, en leg vast dat meerwerk vooraf schriftelijk wordt bevestigd. Met offerte-software voor bouw en installatie staan die teksten standaard in elke offerte, zodat het niet afhangt van wie hem die dag opmaakt.

Wil je zien hoe een meerwerkregel er vanaf de klus uitziet, open dan zonder account de live demo van de monteur-app: voeg een regel toe met foto, laat de klant tekenen en bekijk wat er aan de kantoorkant binnenkomt. Binnen vijf minuten weet je of dit past bij hoe jouw ploeg werkt.