Start › Wissen

Handwerkersoftware auswählen: worauf es wirklich ankommt

Jede Handwerkersoftware kann Angebote, Rechnungen und Termine. Eine Gegenüberstellung von Funktionslisten führt deshalb fast immer zu einem Unentschieden. Die Fragen, die den Unterschied machen, stehen selten auf der Liste.

Frage 1: Was passiert auf der Baustelle?

Der größte Unterschied zwischen zwei Programmen ist nicht das Büro, sondern das, was der Monteur in der Hand hat — die Monteur-App. Läuft die App ohne Netz weiter? Kann er dort ein Aufmaß machen, oder nur abhaken? Bekommt er die Akte des Auftrags zu sehen, oder nur Adresse und Uhrzeit? Ein Programm, das vor Ort nichts kann, verlagert die Arbeit ins Büro, und dann ist nichts gewonnen.

Frage 2: Was kostet es, wenn Sie wachsen?

Ein Preis pro Nutzer klingt fair und wird teuer, sobald Sie einstellen. Rechnen Sie den Preis für Ihre heutige Größe und für die in drei Jahren aus, mit allen Modulen, die Sie dann brauchen. Und fragen Sie nach Einrichtungskosten, Mindestlaufzeit und dem, was eine Datenübernahme kostet.

Frage 3: Kommen Sie wieder raus?

Können Sie Ihre Kunden, Aufträge und Dokumente exportieren, und in welchem Format? Das klingt nach einer Frage für später, aber sie ist die einzige, die bestimmt, ob Sie in fünf Jahren noch eine Wahl haben. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben — die Antwort sagt viel über den Anbieter.

Frage 4: Wer richtet es ein?

Der erste Auftrag lässt sich überall am selben Tag anlegen. Was Zeit kostet, ist der Bestand: Kunden, Artikel, laufende Angebote, Wartungsverträge. Klären Sie, wer das macht, was es kostet und wie lange es dauert. Betriebe, bei denen ein Wechsel scheitert, scheitern fast nie an der Software, sondern daran, dass die Übernahme im Alltag liegen bleibt.

Frage 5: Was sagt der Monteur nach einer Woche?

Lassen Sie zwei Leute eine Woche wirklich damit arbeiten, bevor Sie entscheiden. Nicht in einer Vorführung, sondern auf einer echten Baustelle mit schlechtem Empfang und einem Kunden, der unterschreiben soll. Was dabei stört, stört auch in zwei Jahren noch.

Was Sie prüfen sollten, unabhängig vom Anbieter

• Kann das Programm E-Rechnungen empfangen und versenden? Die Pflicht dazu läuft bis 2028 aus.
• Bleibt Ihre eigene Mailadresse die Absenderadresse?
• Lässt sich der vorhandene Kalender anbinden, in beide Richtungen?
• Wo liegen die Daten, und wer hat Zugriff?
• Was passiert, wenn der Anbieter aufhört?

Die letzte Frage stellt fast niemand, und sie ist die unangenehmste. Ein Export, den Sie einmal im Jahr tatsächlich machen, ist die einzige brauchbare Antwort darauf.