Offerte template

Wat er in het sjabloon staat — en waarom

Het sjabloon bevat vier blokken die in de meeste zelfgemaakte offertes ontbreken, en dat zijn nu net de blokken die het verschil maken:

• Wat we voor je gaan doen. Twee zinnen over het resultaat, boven de kale specificatie. Dit is het stuk dat je onderscheidt van de concurrent die alleen een bedrag mailt.
• Wat niet in de prijs zit. Afvoer, onvoorzien werk, aanpassingen aan de meterkast. Plus de regel dat meerwerk alleen na schriftelijk akkoord wordt uitgevoerd.
• Planning. Een indicatie van start en doorlooptijd. Klanten kiezen hier vaker op dan op de laatste honderd euro.
• Akkoord. Ondertekenregel én de mededeling dat een mailtje ook volstaat.

Een offerte maken in Excel

Wil je de offerte liever zelf in Excel opbouwen dan een sjabloon gebruiken? Drie dingen maken het verschil. Zet je regels onder elkaar met aantal en prijs in aparte kolommen, en laat het bedrag zich uitrekenen met een formule — dan kloppen de totalen altijd. Tel het subtotaal op met SOM over het hele blok, ook over de lege regels, zodat je later regels kunt bijzetten zonder de formule aan te passen. En zet het btw-tarief in een eigen cel in plaats van het in de formule te verwerken, zodat je het in één keer kunt omzetten van 21% naar 9%.

Wat Excel niet voor je doet: het offertenummer laten doorlopen, bijhouden welke offerte je hebt verstuurd, en zien of de klant hem heeft geopend. Daarvoor kom je vanzelf uit bij een offertepakket.

Waar sjablonen misgaan

‘geldig tot’. Zonder die datum blijft je offerte eeuwig open staan terwijl je materiaalprijzen doorlopen, en mis je het natuurlijke moment om na te bellen.