Start › Wissen

Arbeitszeiterfassung im Handwerk: was Sie festhalten müssen

Im Streit mit einem ehemaligen Mitarbeiter zählt nicht, was passiert ist, sondern was sich belegen lässt. Wer keine belastbare Aufzeichnung hat, dem wird in aller Regel die Darstellung des Arbeitnehmers entgegengehalten. Das ist der eigentliche Grund, sich mit Zeiterfassung zu beschäftigen — die Lohnabrechnung ist nur der Nebeneffekt.

Wo die Pflicht herkommt

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen; hergeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz und im Anschluss an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Daneben schreibt das Arbeitszeitgesetz seit jeher vor, Arbeit über die werktägliche Zeit hinaus aufzuzeichnen. Wie weit die gesetzliche Ausgestaltung dieser Pflicht inzwischen gediehen ist und welche Übergangsfristen gelten: [PLACEHOLDER] — das bitte vor der Einführung mit Ihrem Verband oder Ihrer Rechtsberatung klären.

Warum Wochenzettel im Handwerk nicht tragen

Papier ist nicht verboten. Es geht nur verloren, kommt zu spät und lässt sich hinterher nicht mehr auseinandersortieren. Das wirkt in beide Richtungen: meldet ein Monteur erst zwei Wochen später, dass er abends noch eine Störung behoben hat, läuft die Stunde als normale Zeit durch die Abrechnung — und das ist ausstehender Lohn. Andersherum werden Stunden als Mehrarbeit gebucht, obwohl die Woche sonst nicht voll war.

Fahrtzeit ist der Streitpunkt

Die Zeit zwischen zwei Einsatzorten ist Arbeitszeit. Für den Fahrer des Transporters gelten dabei oft andere Regeln als für die Mitfahrer, und ob die Fahrt vom Betrieb zur ersten Baustelle mitzählt, hängt davon ab, was vereinbart ist. Unklarheit kostet auf Dauer mehr als die Vergütung selbst, weil die Leute dann selbst ausfüllen, was ihnen angemessen erscheint. Schreiben Sie es einmal auf und halten Sie sich daran.

Was eine brauchbare Erfassung enthält

• Datum, Beginn, Ende und Pause, je Beschäftigtem.
• Den Auftrag oder die Baustelle, auf die die Zeit gebucht ist.
• Normalstunden, Mehrarbeit, Fahrtzeit und Wartezeit getrennt — bei der Eingabe gewählt, nicht hinterher rekonstruiert.
• Urlaub, Krankheit und Schlechtwetter als eigene Art.
• Eine Freigabe durch den Beschäftigten oder den Vorgesetzten.

Die Trennung der Stundenarten ist der Punkt, an dem Papier systematisch scheitert. Sie lässt sich nachträglich nicht herstellen, weil nach zwei Wochen niemand mehr weiß, ob die vier Stunden am Donnerstag Fahrt oder Arbeit waren.

Erfassen, wo gearbeitet wird

Ein Monteur trägt seine Zeit ein, wenn es ihn nichts kostet: Start beim Betreten der Baustelle, Stopp beim Verlassen, auf dem Gerät, das er ohnehin in der Hand hat. Alles, was ihn zwingt, abends im Büro etwas nachzutragen, wird geschätzt statt erfasst — und geschätzte Zeiten sind vor Gericht wenig wert.

Und dann steht sie schon auf der Rechnung

Der angenehme Nebeneffekt: Zeit, die auf einen Auftrag gebucht ist, kann als Position auf die Rechnung. Ohne Abtippen, ohne die Stunde, die im Kalender stand aber nie berechnet wurde. Wer seine Kalkulation danach neben die tatsächlich gebrauchten Stunden legt, sieht außerdem, welche Arbeiten er regelmäßig zu knapp ansetzt.