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Einsatzplanung für Monteure: was wirklich in die Woche passt

Die meisten Betriebe planen zu voll. Nicht aus Übermut, sondern weil sie mit der falschen Zahl rechnen: vier Monteure mal vierzig Stunden. Das sind auf dem Papier hundertsechzig Stunden und in der Wirklichkeit deutlich weniger.

Wo die Stunden hingehen

• Fahrten zwischen den Einsatzorten und zum Großhandel.
• Material holen, laden, abladen.
• Aufräumen und der Weg zurück.
• Der Kunde, der zum Schluss noch etwas fragen will.
• Warten: auf ein anderes Gewerk, auf eine Lieferung, auf Zugang.

Netto bleiben in den meisten Betrieben siebzig bis achtzig Prozent übrig. Wer bei neunzig Prozent Auslastung plant, bricht beim ersten Rückschlag zusammen — und ein Rückschlag pro Woche ist normal.

Die Zahl lässt sich nicht schätzen, nur messen

Buchen Ihre Monteure ihre Zeit auf den Auftrag — siehe Arbeitszeiterfassung — dann sehen Sie nach einem Quartal, welcher Anteil der bezahlten Zeit tatsächlich auf Kundenaufträgen gelandet ist. Das ist Ihre echte Kapazität, und sie unterscheidet sich zwischen zwei Betrieben derselben Größe erheblich.

Schauen Sie pro Qualifikation

Haben Sie zwei Monteure, die eine Wärmepumpe anschließen dürfen, und drei, die nur assistieren können, dann ist Ihre Kapazität für Wärmepumpenarbeit zwei Mann — egal wie viele Leute Sie sonst beschäftigen. Die Gesamtsumme sagt Ihnen nichts über den Engpass, und der Engpass ist das, was Ihre Zusagen bestimmt.

Was eine Planung leisten muss

• Sie zeigt geplante Stunden je Person und Woche neben dem, was da ist.
• Sie ist auf dem Handy des Monteurs — in der Monteur-App — dieselbe wie am Bildschirm im Büro.
• Eine Änderung ist für alle geändert, ohne Anruf.
• Ein Auftrag ohne festen Termin — ein Notdienst — geht hinein, ohne dass der Rest der Woche neu gemacht werden muss.

Der letzte Punkt ist der, an dem eine Planung auf Papier oder in einer Tabelle scheitert. Sobald etwas verschoben wird, ist die Kopie im Bus veraltet, und zwei Leute fahren mit unterschiedlichen Ständen los.

Systematischer Überzug ist kein Pech

Dauert eine bestimmte Art Auftrag regelmäßig anderthalb Stunden länger als kalkuliert, stimmt Ihr Ansatz nicht. Das sehen Sie nur, wenn die Zeit auf den Auftrag gebucht wird und nicht auf die Woche — und Sie sehen es nach drei Aufträgen, nicht nach einem Jahr.