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Kapazitätsplanung: wie viel Arbeit Sie wirklich annehmen können

Die Frage "können wir das noch annehmen?" wird in den meisten Betrieben mit einem Gefühl beantwortet. Das Gefühl ist meistens zu optimistisch, weil es die Woche vor Augen hat und nicht die übernächste.

Die Zahl, mit der zu rechnen ist

Nicht die Zahl der Monteure mal ihre Wochenstunden. Zwischen bezahlter Zeit — siehe Arbeitszeiterfassung — und Zeit auf einem Kundenauftrag liegen Fahrten, Material holen, Aufräumen, Warten auf ein anderes Gewerk und der Kunde, der noch etwas fragt. Netto bleiben in den meisten Betrieben siebzig bis achtzig Prozent — aber welcher Wert bei Ihnen gilt, weiß nur Ihre eigene Zeiterfassung.

Wo die Grenze liegt

• Über neunzig Prozent: der erste Rückschlag bringt alles ins Rutschen, und Sie verschieben Termine bei Kunden, die schon zugesagt haben.
• Achtzig bis neunzig: Sie sind voll und sollten nichts mehr zusagen ohne einen Termin weit hinten.
• Unter siebzig: Sie können annehmen.

Das ist eine Entscheidung, die Sie vorher treffen können, statt sie hinterher festzustellen. Der Unterschied zwischen den beiden ist eine Zahl auf dem Bildschirm.

Der Engpass ist selten die Gesamtsumme

Haben Sie zwei Leute, die eine Wärmepumpe anschließen dürfen, und drei, die assistieren, dann ist Ihre Kapazität für Wärmepumpenarbeit zwei — unabhängig davon, wie viele Leute im Betrieb sind. Wer nur auf die Summe schaut, sagt Arbeit zu, für die es die Qualifikation nicht gibt, und merkt das erst in der Woche der Ausführung.

Dasselbe gilt für Fahrzeuge, für Gerüste und für alles, wovon Sie weniger haben als Monteure.

Was Sie damit anders machen

• Ein Termin, den Sie zusagen, steht in einer Woche, die die Stunden noch hat.
• Sie sehen im Juni, dass der Oktober voll ist — und können im Juni noch etwas daran tun.
• Ein Notdienst passt hinein, ohne dass drei Kunden verschoben werden.
• Und Sie merken, wenn Sie dauerhaft zu wenig Leute für die Arbeit haben, die hereinkommt.

Was es nicht ist

Kapazitätsplanung ist keine Personalplanung und kein Werkzeug, um Leute unter Druck zu setzen. Sie beantwortet eine einzige Frage: wie viel Arbeit kann ich zusagen, ohne dass ich sie später zurücknehmen muss. Ein zurückgenommener Termin kostet mehr als ein abgelehnter Auftrag.