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Nachträge im Handwerk: ankündigen, freigeben lassen, abrechnen

Kaum eine Baustelle läuft genau so, wie sie kalkuliert wurde. Die Wand geht auf und die Leitung ist marode, der Kunde möchte doch noch eine Steckdose, der Untergrund muss erst ausgeglichen werden. Ein Nachtrag ist also nichts Außergewöhnliches, sondern der Normalfall. Teuer wird er selten wegen der Leistung selbst, sondern wegen des Zeitpunkts, an dem er festgehalten wird. Wer ihn erst auf der Schlussrechnung erwähnt, führt eine Diskussion, die er auf der Baustelle schon hätte gewinnen können.

Was ein Nachtrag ist — und was nicht

Ein Nachtrag ist eine Leistung, die im ursprünglichen Auftrag nicht enthalten war und die zu zusätzlicher Arbeitszeit, zusätzlichem Material oder beidem führt. In der Praxis laufen dabei mehrere Dinge durcheinander, die man auseinanderhalten sollte, weil sie unterschiedlich abgerechnet werden.

• Echter Nachtrag: der Kunde möchte etwas anderes oder mehr als vereinbart.
• Unvorhergesehenes: etwas kommt zum Vorschein, das bei der Aufnahme niemand sehen konnte.
• Abweichung bei einer Bedarfsposition: die Position stand im Angebot, nur fällt die Menge höher aus.
• Nachbesserung eigener Mängel: das ist kein Nachtrag und wird nicht berechnet.
• Entfallene Leistungen: die gehören genauso in die Abrechnung und bringen Ihnen Wohlwollen beim Kunden.

Die Regel, über die am meisten gestritten wird

Seit der Reform des Bauvertragsrechts regelt § 650b BGB, dass der Besteller eine Änderung des vereinbarten Werkerfolgs verlangen kann und dass die Parteien zunächst versuchen sollen, sich über die Änderung und die Mehrvergütung zu einigen. § 650c BGB beschreibt, wie die Vergütung anzupassen ist, wenn diese Einigung ausbleibt. Wer nach VOB/B arbeitet, hat dafür eigene Regelungen im Vertrag.

Das ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die praktische Übersetzung ist für jeden Betrieb aber dieselbe: über Mehrleistung wird gesprochen, bevor sie ausgeführt wird, und das Gespräch muss später auffindbar sein. Genau daran scheitert es meistens — nicht am Vertragsrecht, sondern an der Dokumentation.

Festhalten, während es passiert

Eine WhatsApp-Nachricht mit "haben noch was mitgemacht" ist keine Dokumentation. Ein Nachtragsbeleg schon, sofern er auf der Baustelle ausgefüllt wird und nicht abends im Büro aus dem Gedächtnis. Darauf gehört mindestens:

• Zu welcher Baustelle oder welchem Projekt es gehört
• Was genau zusätzlich gemacht wird, in normaler Sprache
• Warum es nötig ist: Wunsch des Kunden oder vorgefundene Lage
• Die geschätzten Stunden, das Material und der Betrag
• Datum, Name des Meldenden und die Freigabe des Kunden
• Mindestens ein Foto der Situation vor Ort

Das Foto ist bares Geld wert. Eine marode Leitung im Bild macht ein Gespräch über vierhundert Euro in zehn Sekunden überflüssig. Hängen Foto und Unterschrift automatisch am richtigen Vorgang, finden Sie sie auch Wochen später noch wieder.

Den Betrag begründen, keine runde Zahl nennen

Ein Preis, der aus der Luft kommt, lädt zum Verhandeln ein. Ein Preis, der sich aus Stunden mal Stundensatz, Material zum Einkaufspreis plus Zuschlag und gegebenenfalls Anfahrt zusammensetzt, tut das nicht. Rechnen Sie im Zweifel kurz nach, was von dem Betrag übrig bleibt, wenn die Stunden abgezogen sind.

Vom Beleg zur Rechnung ohne Reibung

Der letzte Schritt ist der, an dem es doch noch schiefgeht: der Beleg liegt vor, kommt aber nicht auf die Rechnung. Das passiert, sobald Nachträge in einem eigenen Ordner leben statt in derselben Verwaltung wie Stunden und Material. Hängen die Nachtragspositionen am Vorgang, stehen sie bei der Rechnungsstellung schon bereit, und Sie sehen auf einen Blick, was kalkuliert war und was es tatsächlich wurde.

Vermeiden ist billiger als nachfordern

Die Hälfte aller Nachtragsdiskussionen lässt sich im Angebot vermeiden. Benennen Sie Bedarfspositionen mit einem klaren Betrag und dem Hinweis, dass nach Aufmaß abgerechnet wird. Schreiben Sie auf, was nicht im Preis enthalten ist. Und halten Sie fest, dass Mehrleistungen vorab schriftlich bestätigt werden. Stehen diese Sätze standardmäßig in jedem Angebot, hängt es nicht mehr davon ab, wer es an dem Tag geschrieben hat.