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Offene Rechnungen: erinnern, mahnen, und wann Sie anrufen

Eine offene Rechnung fühlt sich an wie ein Konflikt und ist meistens keiner. In den allermeisten Fällen liegt sie in einem Stapel, ist in einem Postfach untergegangen oder wartet auf eine Freigabe, die niemand erteilt hat.

Erst der Teil, der bei Ihnen liegt

Bevor Sie über Mahnungen nachdenken — siehe auch schneller bezahlt werden — die Frage davor: wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen dem Ende der Arbeit und dem Versand der Rechnung? In vielen Betrieben sind das sieben bis zehn, und der Kunde hat in dieser Zeit nichts falsch gemacht. Entsteht die Rechnung aus dem abgeschlossenen Auftrag, fällt diese Woche weg.

Ein Ablauf, der trägt

• Bei Fälligkeit plus drei Tagen: eine freundliche Erinnerung, automatisch. Kein Vorwurf, nur die Rechnung noch einmal.
• Nach zehn Tagen: eine zweite, mit einem konkreten Datum.
• Nach der zweiten: anrufen. Nicht mahnen — fragen, was los ist.
• Erst danach die förmliche Mahnung.

Der Anruf ist der wirksamste Schritt und der, der am ehesten ausfällt. In einem überraschend großen Teil der Fälle stimmt etwas mit der Rechnung nicht und niemand hat es gesagt — ein falscher Ansprechpartner, eine fehlende Bestellnummer, eine Position, die der Kunde nicht wiedererkennt.

Was das Gesetz sagt

Verzug tritt ein, wenn nicht gezahlt wird, obwohl es fällig ist — unter Umständen auch ohne Mahnung. Ab dann können Verzugszinsen und, bei Geschäftskunden, eine Pauschale anfallen. Die Regeln stehen in § 286 und § 288 BGB; die genauen Sätze, ab wann Verzug ohne Mahnung eintritt und was Sie davon vereinbaren können: [PLACEHOLDER]. Einmal mit Ihrer Rechtsberatung durchgehen und dann in die Vorlage schreiben.

Vorbeugen ist billiger

• Ein Zahlungsziel, das schon im Angebot steht und nicht erst auf der Rechnung.
• Abschlagsrechnungen bei längeren Aufträgen. Das verteilt Ihr Risiko und macht ein Problem früher sichtbar.
• Ein Zahlungslink in der Rechnung: weniger Aufwand für den Kunden heißt früher bezahlt.
• Bei einem neuen Geschäftskunden über einer bestimmten Summe: eine Anzahlung.

Und was Sie monatlich sehen sollten

Wie viel offensteht, wie alt die älteste Rechnung ist, und bei welchen Kunden es sich häuft. Drei Zahlen. Wer sie nicht hat, merkt ein Problem an dem Tag, an dem das Konto es merkt.