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Schneller bezahlt werden: die Stellschrauben

Fast jeder Betrieb, der über zu späte Zahlungen klagt, sucht die Ursache beim Kunden. Rechnet man nach, liegt der größere Teil der Wartezeit meistens davor: zwischen dem Tag, an dem die Arbeit fertig war, und dem Tag, an dem die Rechnung rausging.

Die erste Woche ist Ihre eigene

Der Servicebericht liegt im Bus, die Stunden kommen freitags, jemand tippt sie am Montag ab und die Rechnung geht am Mittwoch raus. Das sind acht Tage, in denen der Kunde nichts falsch gemacht hat. Wer die Rechnung aus dem abgeschlossenen Servicebericht entstehen lässt, streicht diese Woche ersatzlos — und das ist der einzige Hebel, den Sie allein in der Hand haben.

Was danach hilft

• Ein Zahlungslink in der Rechnung. Weniger Aufwand für den Kunden heißt früher bezahlt.
• Abschlagsrechnungen bei längeren Aufträgen, statt einmal am Ende. Das verteilt auch Ihr Risiko.
• Ein Zahlungsziel, das im Angebot steht und nicht nur auf der Rechnung.
• Eine erste Erinnerung, die automatisch geht und freundlich klingt. Die meisten offenen Rechnungen sind vergessen, nicht verweigert.

Wenn es doch hängen bleibt

Gerät der Kunde in Verzug, gibt es gesetzliche Regeln zu Verzugszinsen und zu einer Pauschale bei Geschäftskunden. Die genauen Sätze und ab wann Verzug eintritt, hängen an § 286 und § 288 BGB und an dem, was Sie vereinbart haben: [PLACEHOLDER]. Bevor Sie das anwenden, einmal mit Ihrer Rechtsberatung durchgehen und dann in die Vorlage schreiben.

Der unangenehme Teil

Eine Rechnung, die nach der ersten Erinnerung offen bleibt, wird selten von selbst bezahlt. Rufen Sie an. Nicht um zu mahnen, sondern um zu hören, was los ist — in einem überraschend großen Teil der Fälle stimmt etwas mit der Rechnung nicht und niemand hat es gesagt.

Und die E-Rechnung?

Die ändert nichts an der Geschwindigkeit, aber an der Form. Empfangen können müssen Sie seit dem 01.01.2025; versenden wird ab 01.01.2027 für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz Pflicht und ab 01.01.2028 für alle. Wer seine Rechnung ohnehin aus dem Auftrag entstehen lässt, hat den schwierigen Teil hinter sich.