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Von Excel auf eine Software umsteigen: was wirklich zu tun ist

Der häufigste Grund, warum ein Betrieb bei Excel bleibt, ist nicht Überzeugung. Es ist die Vorstellung, dass der Umstieg eine Woche kostet, die niemand hat. Diese Vorstellung stimmt, wenn man es falsch anfängt, und sie stimmt nicht, wenn man weiß, welche zwei Dinge wirklich wichtig sind.

Was mit muss

• Kunden: Name, Anschrift, Ansprechpartner, Mail, Telefon.
• Artikel und Leistungen mit Preisen, wenn Sie damit kalkulieren.
• Offene Angebote und laufende Aufträge.
• Laufende Wartungsverträge mit Intervall und letztem Termin.

Mehr nicht. Alles andere ist Archiv.

Was Sie liegen lassen können

Abgeschlossene Aufträge aus den vergangenen Jahren. Der Reflex ist, alles mitzunehmen, und genau daran scheitert der Umstieg. Lassen Sie die Historie da, wo sie ist — als Ordner, als Excel, als PDF-Archiv. Sie brauchen sie selten, und wenn, dann wissen Sie, wo sie liegt. Neue Aufträge entstehen ab dem ersten Tag im neuen System, und nach einem Jahr ist die alte Ablage nur noch ein Nachschlagewerk.

Die Excel-Datei vorbereiten

Eine Zeile je Kunde, eine Kopfzeile mit klaren Bezeichnungen, keine verbundenen Zellen, keine Zwischenüberschriften, keine Farbe als Bedeutung. Das klingt banal und ist der Unterschied zwischen einem Import in zehn Minuten und einem Nachmittag Nacharbeit. Prüfen Sie außerdem doppelte Kunden: die tauchen bei jedem Import wieder auf, nur diesmal in einem System, das Sie täglich benutzen.

Der erste Monat

Führen Sie nicht parallel. Zwei Systeme nebeneinander bedeutet doppelte Eingabe, und nach zwei Wochen benutzt niemand mehr das neue. Setzen Sie ein Datum: ab dem Ersten entsteht jeder neue Auftrag im neuen System, ohne Ausnahme. Was vorher lief, läuft dort zu Ende.

Womit Sie anfangen

Nicht mit allem. Fangen Sie mit dem an, was am meisten wehtut — meistens ist das der Weg von der Baustelle zur Rechnung. Wenn das läuft, kommt der Rest von selbst, weil die Leute dann sehen, wozu es gut ist. Einsatzplanung, Wartungsverträge und Kapazitätsrechnung können vier Wochen warten.

Und wenn es hakt

Der häufigste Grund ist nicht die Software, sondern eine Entscheidung, die niemand getroffen hat: wie ein Auftrag bei Ihnen eigentlich heißt, wer eine Rechnung freigibt, wann etwas „erledigt“ ist. Diese Fragen kommen beim Einrichten hoch, und sie sind unangenehm, weil sie vorher nie beantwortet werden mussten. Sie einmal zu beantworten ist der eigentliche Gewinn des Umstiegs.