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Wartungsverträge: aufsetzen, planen, abrechnen

Ein Wartungsvertrag ist der einzige Teil eines Handwerksbetriebs, der Umsatz macht, ohne dass jemand ihn verkaufen muss. Genau deshalb wird er vernachlässigt: er meldet sich nicht. Betriebe mit zweihundert Verträgen wissen oft nicht, wie viele davon im laufenden Jahr tatsächlich ausgeführt und berechnet wurden.

Hängen Sie ihn an die Anlage, nicht an den Kunden

Ein Kunde kann drei Geräte an zwei Adressen haben, mit unterschiedlichen Intervallen und Einbaudaten. Hängt der Vertrag am Kunden, gerät das durcheinander, sobald das zweite Gerät dazu kommt. Hängt er an der Anlage, bleibt er richtig — auch wenn das Haus den Eigentümer wechselt, und das ist im Bestand häufiger als man denkt.

Was pro Anlage feststehen sollte

• Marke, Typ und Seriennummer — am schnellsten über ein Foto des Typenschilds.
• Einbaudatum und Gewährleistungsfrist.
• Der Standort im Gebäude. In einem Gewerbeobjekt sucht ein Monteur sonst ewig.
• Intervall und letzte Wartung.
• Die Historie: jede Wartung, jede Störung, jedes getauschte Teil.

Die Historie ist am Ende mehr wert als die Stammdaten. Hat dasselbe Gerät in zwei Jahren dreimal dieselbe Störung, wissen Sie, dass Sie ein Problem mit dem Typ haben — aber nur, wenn es irgendwo steht.

Anfangen, ohne eine Woche am Bildschirm zu sitzen

Sie müssen nicht erst vierhundert Anlagen erfassen. Der Monteur legt bei jedem Besuch eine an, wo er ohnehin schon steht: Foto vom Typenschild, Seriennummer dazu, in zwei Minuten fertig. Nach einem Wartungszyklus ist der Bestand vollständig, und niemand hat einen Tag am Rechner verloren.

Planen, bevor die Saison anfängt

Im Juni wissen Sie schon, welche Geräte im Herbst dran sind. Bündeln Sie sie nach Postleitzahl, dann fahren Ihre Monteure nicht kreuz und quer. Deutschland hat fünfstellige Postleitzahlen; achten Sie darauf, dass Ihre Software die führende Null nicht wegwirft, sonst landet 01067 Dresden irgendwo zwischen den einstelligen.

Abrechnen, ohne daran zu denken

Die wiederkehrende Rechnung sollte aus dem Vertrag entstehen und nicht aus einer Notiz. Wird sie erzeugt, sobald die Wartung ausgeführt und der Servicebericht unterschrieben ist, gibt es keine ausgeführte und nicht berechnete Wartung mehr. Und der Kunde bekommt die Einladung für den nächsten Termin gleich mit — das ist der Moment, in dem er am ehesten zusagt.

Was eine vergessene Wartung kostet

Nicht nur die Rechnung. Ein Kunde, der zwei Jahre nichts von Ihnen hört, denkt im dritten, er habe keinen Vertrag mehr — und ruft beim nächsten Ausfall jemand anderen an. Der Verlust ist nicht die eine Wartung, sondern der Kunde.