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E-Rechnung im Handwerk: welche Frist wann gilt

Von allen Verwaltungsthemen, die gerade auf Handwerksbetriebe zukommen, ist die E-Rechnung das einzige mit festen Daten im Gesetz. Das macht es angenehm planbar und gleichzeitig unangenehm: eine Frist, die im Gesetz steht, verschiebt sich selten, weil man noch nicht so weit ist.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Maschine lesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Ausprägungen: XRechnung, das reine XML-Format, und ZUGFeRD, ein PDF mit dem XML darin. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass ein Mensch dasselbe Dokument ansehen kann, das die Maschine einliest.

Eine als PDF gescannte oder aus Word erzeugte Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per Mail kommt. Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe sich verschätzen: sie verschicken längst digital und halten sich damit für vorbereitet.

Die Fristen

• Seit dem 01.01.2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen EMPFANGEN können. Dafür reicht formal eine Mailadresse, die die Datei annimmt — aber jemand muss sie auch lesen und verbuchen können.
• Ab dem 01.01.2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen VERSENDEN.
• Ab dem 01.01.2028 gilt die Versandpflicht für alle.
• Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung schon länger Pflicht.

Die Empfangspflicht ist die, die heute schon greift und die am leichtesten übersehen wird. Sie gilt unabhängig davon, ob Sie selbst schon elektronisch verschicken.

Peppol: das Netz dahinter

Eine strukturierte Datei muss auch irgendwo hin. Dafür gibt es Peppol, ein europäisches Netz, in dem jeder Teilnehmer eine Adresse hat. Für deutsche Unternehmen läuft die Kennung üblicherweise über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; öffentliche Auftraggeber nutzen daneben ihre eigene Leitweg-ID. Sie merken davon im Alltag nichts, solange Ihre Software die Adresse kennt.

Was das praktisch für Sie heißt

• Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware EN 16931 kann — und zwar in beide Richtungen, empfangen und versenden.
• Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie eingehende XML-Dateien bei Ihnen ankommen und archiviert werden.
• Sammeln Sie die USt-IdNr. Ihrer gewerblichen Kunden. Ohne die geht der elektronische Versand später nicht.
• Der Weg zum Privatkunden ändert sich nicht. Die Pflicht gilt im Geschäft zwischen Unternehmen.

Wer die Rechnung ohnehin aus dem Auftrag entstehen lässt — Stunden aus der Zeiterfassung, Material aus dem Servicebericht — hat den schwierigen Teil schon hinter sich. Das Format ist dann nur noch eine Frage der Ausgabe.

Was hier nicht steht

Welche Aufbewahrungsfristen für die strukturierten Dateien gelten und in welcher Form sie archiviert werden müssen, hängt an den GoBD und gehört in die Hände Ihrer Steuerberatung. Die Daten oben stammen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zu § 14 UStG; nachgesehen am 23.08.2026.