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Was auf einen Servicebericht gehört

Geschrieben von J.W. van Stiphout

Der Servicebericht ist das Papier, das am häufigsten unterschätzt wird. Er ist gleichzeitig Nachweis der geleisteten Arbeit, Grundlage der Rechnung und im Zweifel das einzige Dokument, das zeigt, was auf der Baustelle tatsächlich passiert ist.

Der Pflichtteil

• Kunde, Einsatzort und Datum.
• Wer da war, und von wann bis wann.
• Was ausgeführt wurde, in ganzen Sätzen und nicht in Stichworten wie "Wartung".
• Verbautes Material mit Menge.
• Auffälligkeiten und was davon noch offen ist.
• Unterschrift des Kunden für die Kenntnisnahme.

Der letzte Punkt ist der wichtigste und der, der am ehesten wegfällt, weil der Kunde gerade nicht da ist. Eine Unterschrift, die eine Woche später im Büro geholt wird, ist keine Bestätigung des Zustands vor Ort mehr.

Fotos sind kein Beiwerk

Zwei Aufnahmen vor Beginn und zwei nach der Abnahme kosten eine Minute und entscheiden jede spätere Diskussion über den Zustand des Untergrunds, der Wand oder der bestehenden Anlage. Wer das einmal zum festen Bestandteil macht, führt diese Diskussion nicht mehr.

Was er nicht ist

Ein Servicebericht ist kein Abnahmeprotokoll. Die Abnahme ist ein rechtlicher Vorgang mit Folgen für Gewährleistung und Fälligkeit der Vergütung; der Servicebericht hält fest, was gemacht wurde. Bei kleinen Aufträgen fällt beides zusammen, bei größeren nicht. Eine Abnahme nach § 640 BGB ist die Billigung der Leistung als im Wesentlichen vertragsgemäß — ausdrücklich, oder stillschweigend durch Ingebrauchnahme und Zahlung ohne Vorbehalt. Eine Unterschrift unter "Arbeiten und Stunden bestätigt" ist das nicht. Schreiben Sie es auf den Bericht: "Dieser Arbeitsnachweis bestätigt die erbrachten Leistungen und Stunden. Er ist kein Abnahmeprotokoll (§ 640 BGB)."

Der Weg ins Büro

Der Bericht nützt nichts, solange er in der Fahrertasche liegt. Wird er auf dem Handy ausgefüllt, ist er im Büro, bevor der Monteur den Motor startet — und die Rechnung kann noch am selben Tag rausgehen. Auf einer Baustelle ohne Netz muss das Gerät weiterarbeiten und später von selbst nachschicken; sonst wird die App an genau den Orten nicht benutzt, an denen sie gebraucht wird.

Ein Bericht je Gewerk

Eine Wärmepumpe verlangt andere Angaben als eine Gaube. Wer mit einem einzigen Formular für alles arbeitet, bekommt entweder eine Liste, in der die Hälfte leer bleibt, oder eine, die zu wenig fragt. Feste Checklisten je Produkt lösen das, und sie sorgen nebenbei dafür, dass ein neuer Kollege dieselben Punkte abarbeitet wie der erfahrene.