Abnahmeprotokoll: Vorlage zum Ausfüllen

Was ein Abnahmeprotokoll festhält

Die Abnahme ist die Erklärung des Auftraggebers, dass er die Leistung annimmt (§ 640 BGB). Das Protokoll hält diese Erklärung fest: wer, was, wann, und in welcher Form. Es ist damit etwas anderes als ein Arbeitsbericht — ein Bericht erzählt, was Sie getan haben; ein Abnahmeprotokoll hält fest, was der Auftraggeber dazu erklärt.

Deshalb ist in diesem Formular nichts vorangekreuzt. Solange der Auftraggeber nicht erklärt hat, ist das Protokoll unvollständig — und „unvollständig" ist nicht dasselbe wie „ohne Vorbehalt".

Drei Möglichkeiten

Abnahme ohne Vorbehalt. Die Leistung wird angenommen, wie sie ist.

Abnahme unter Vorbehalt. Die Leistung wird angenommen, aber die aufgeführten Mängel sind noch zu beseitigen — jeweils bis zu dem Termin, der im Protokoll steht. Ein Mangel ohne Frist ist eine Rüge und keine Vereinbarung.

Abnahme verweigert. Dann findet keine Abnahme statt. Das Dokument wechselt den Titel und den Verfasser: nicht der Auftraggeber erklärt, sondern der Auftragnehmer hält fest, dass er da war, wen er eingeladen hat und in welchem Zustand er die Leistung angetroffen hat. Der Auftraggeber unterschreibt hier nicht — das ist ja gerade, was er verweigert.

Kreuzen Sie bei einer Verweigerung nie „unter Vorbehalt" an, weil es am nächsten kommt. Das sind zwei verschiedene Rechtsfolgen, und die Unterschrift unter dem falschen Kästchen stammt von Ihnen selbst.

Warum das Datum auf dem Protokoll juristisch trägt

Mängelansprüche verjähren bei einem Bauwerk in 5 Jahren, bei einem sonstigen Werk in 2 Jahren, und die Frist beginnt mit der Abnahme (§ 634a BGB). Das ist keine Zusage von Ihnen, sondern eine Frist, innerhalb derer der Auftraggeber sich melden kann — aber sie läuft ab dem Tag, der in diesem Protokoll steht. Ohne festgehaltenes Datum gibt es keinen Anfang.

Was ein Vorbehalt bei einem bekannten Mangel bedeutet

Nimmt der Auftraggeber ab, obwohl er einen Mangel kennt, und behält er sich seine Rechte deswegen nicht vor, dann verliert er 3 der vier Rechtsbehelfe: § 634 Nr. 1 (Nacherfüllung), § 634 Nr. 2 (Selbstvornahme und Aufwendungsersatz (§ 637)), § 634 Nr. 3 (Rücktritt oder Minderung) (§ 640 Abs. 3 BGB).

Was ihm bleibt: § 634 Nr. 4 (Schadensersatz oder Aufwendungsersatz). „Dann sind alle Rechte weg" wäre also falsch — und bei einem verborgenen Mangel ändert sich ohnehin nichts. Das Argument ist auch ohne Übertreibung stark genug: drei von vier Wegen, unwiederbringlich, wegen eines nicht angekreuzten Kästchens.

Deshalb ist die Mängelliste in diesem Formular kein Anhang, sondern der Grund, warum es „unter Vorbehalt" überhaupt gibt.

Wenn der Auftraggeber gar nicht reagiert

Sie können nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzen. Lässt der Auftraggeber sie verstreichen, ohne die Abnahme unter Angabe mindestens eines Mangels zu verweigern, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Das Gesetz nennt keine Anzahl von Tagen — was angemessen ist, hängt vom Werk ab.

Eine Bedingung, die in der Praxis den Unterschied macht: Bei einem Verbraucher tritt die fiktive Abnahme nur ein, wenn der Unternehmer zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme in Textform auf die Folgen einer nicht erklärten oder ohne Angabe von Mängeln verweigerten Abnahme hingewiesen hat. Vergisst man diesen Hinweis, gibt es keine fiktive Abnahme — und damit keinen Beginn der Verjährung und keine fällige Schlussrechnung.

Die Mängelliste gehört ins Protokoll, nicht daneben

Mängel werden einzeln beseitigt und einzeln abgenommen: drei von fünf erledigt und abgehakt, zwei bleiben offen. Deshalb trägt jeder Mangel seine eigene Frist und seinen eigenen Stand, und deshalb behalten die Nummern ihre Bedeutung — auch wenn ein Punkt später wegfällt, wird nicht neu durchnummeriert.

Das ist nicht nur praktisch so gedacht. Der Vorbehalt muss bei der Abnahme erklärt werden — § 640 Abs. 3 BGB knüpft den Erhalt der Rechte genau daran. Und ist die VOB/B vereinbart, steht es wörtlich im Text: in die Niederschrift der förmlichen Abnahme „sind etwaige Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragsstrafen aufzunehmen“ (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B).

Eine getrennte Mängelliste neben dem Protokoll ist deshalb kein Mehr an Sorgfalt, sondern ein Risiko: das Protokoll trägt die Unterschriften und das Datum — eine Anlage nur dann, wenn sie ausdrücklich mit unterschrieben wird.