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Abnahmeprotokoll: was drauf gehört und was es auslöst

Geschrieben von J.W. van Stiphout

Der Unterschied zwischen einem Servicebericht und einem Abnahmeprotokoll wird im Alltag selten gemacht, und er ist der wichtigste im ganzen Auftrag. Ein Servicebericht hält fest, was gemacht wurde. Eine Abnahme ist ein Rechtsvorgang, und ab ihr läuft eine Reihe von Fristen.

Was die Abnahme auslöst

• Die Vergütung wird fällig.
• Die Gewährleistungsfrist beginnt zu laufen.
• Die Gefahr geht über: was danach passiert, ist nicht mehr Ihr Risiko.
• Die Beweislast dreht sich um — nach der Abnahme muss der Besteller zeigen, dass ein Mangel schon vorlag.

Der letzte Punkt ist in der Praxis der wertvollste, und genau deshalb lohnt es sich, die Abnahme nicht nebenbei geschehen zu lassen. Stillschweigend erfolgt sie durch Ingebrauchnahme und Zahlung ohne Vorbehalt; fiktiv wird sie, wenn der Auftraggeber nach Fertigstellung und schriftlicher Fristsetzung weder abnimmt noch einen Mangel benennt (§ 640 Abs. 2 BGB). Nach VOB/B § 12 gilt sie zwölf Werktage nach der schriftlichen Fertigstellungsmeldung als erfolgt, sechs Werktage nach Inbenutzungnahme. Welcher der beiden Rahmen für Ihren Auftrag gilt, steht in Ihrem Vertrag — das lohnt sich einmal für Ihre Vorlagen klären zu lassen.

Was auf das Protokoll gehört

• Auftraggeber, Bauvorhaben und der Auftrag, auf den es sich bezieht.
• Datum und Uhrzeit der Abnahme, und wer dabei war.
• Was abgenommen wird — der ganze Auftrag oder ein Teil.
• Festgestellte Mängel, einzeln benannt, mit einer Frist zur Beseitigung.
• Vorbehalte: eine Vertragsstrafe geht verloren, wenn sie bei der Abnahme nicht vorbehalten wird.
• Unterschriften beider Seiten.

Ein Mangel, der nicht benannt wird, gilt als hingenommen. Ein Protokoll, das nur "abgenommen" sagt, hilft dem Auftraggeber und nicht Ihnen — deshalb ist die Liste der offenen Punkte kein Eingeständnis, sondern Ihre Absicherung.

Fotos gehören dazu

Der Zustand bei der Übergabe ist der Punkt, auf den sich jede spätere Diskussion über die Gewährleistung bezieht. Vier Aufnahmen kosten zwei Minuten und beenden die Frage, ob der Kratzer schon da war. Bei einer digitalen Abnahme hängen sie automatisch am richtigen Auftrag; auf Papier landen sie in einer Fotogalerie und sind in zwei Jahren nicht wiederzufinden.

Und dann geht die Rechnung raus

Die Abnahme ist der Moment, in dem die Vergütung fällig wird. Jede Woche, die zwischen ihr und Ihrer Rechnung liegt, ist eine Woche, die Sie selbst verschenken. Entsteht die Rechnung aus dem abgeschlossenen Auftrag, kann sie am selben Tag raus.