Kostenlos eine Rechnung schreiben

Was muss nach § 14 UStG auf einer Rechnung stehen?

Das Umsatzsteuergesetz nennt eine feste Liste. Fehlt etwas davon, darf Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und bei einer Prüfung wird das korrigiert. Das Tool oben setzt alle Angaben auf die Rechnung:

Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: dann genügen Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Rechnungsnummer und Kundenanschrift sind dort nicht vorgeschrieben. Das Tool oben schreibt immer die vollständige Fassung — die ist nie falsch.

19 %, 7 % oder § 13b — was gilt bei Ihnen?

7 % gilt für Montagearbeiten nicht

Hier liegt der häufigste Fehler, und er sieht harmlos aus. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % ist in Deutschland kein Arbeitssatz: er gilt für bestimmte Gegenstände und Leistungen, nicht für Handwerksarbeit an einer Wohnung. Wer auf die Montage einer Wärmepumpe 7 % schreibt, nennt einen Satz, den es für diese Leistung nicht gibt. Auf Arbeit am Bau gilt der Regelsteuersatz von 19 %.

0 % bei Photovoltaik

Für die Lieferung und die Installation einer Photovoltaikanlage gilt der Nullsteuersatz nach § 12 Abs. 3 UStG. Die Bedingungen: die Anlage sitzt auf oder neben einer Wohnung oder einem Gebäude mit öffentlicher Funktion, sie hat höchstens 30 kWp laut Marktstammdatenregister, und Ihr Kunde ist selbst der Betreiber. Sind die erfüllt, wählen Sie in der Zeile 0 % — das ist dann kein Rabatt, sondern der gesetzliche Satz.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Erbringen Sie eine Bauleistung für einen anderen Betrieb, der selbst Bauleistungen erbringt, dann schuldet er die Umsatzsteuer und nicht Sie — § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus, sondern schreiben den Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung, zusammen mit der USt-IdNr. Ihres Auftraggebers. Setzen Sie oben das Häkchen, dann erledigt das Tool beides.

Diese Formulierung ist in § 14a Abs. 5 UStG wörtlich vorgeschrieben. Schreiben Sie nichts Schöneres hin: ein Prüfer sucht genau diesen Satz.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört dann aber der Hinweis, warum keine ausgewiesen ist — § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG verlangt den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Setzen Sie oben das Häkchen, dann steht er unter der Rechnung.

Die E-Rechnung kommt, und für Sie hat sie schon angefangen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder deutsche Unternehmer eine E-Rechnung empfangen können. Dafür müssen Sie nichts tun außer eine E-Mail-Adresse zu haben, die sie annimmt. Beim Versenden wird es ernst: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle.

Eine PDF per E-Mail gilt ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als Rechnung. Was dann zählt, ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 — in Deutschland XRechnung, oder ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML. Diese Seite hier macht ein PDF, und das ist bis dahin in Ordnung. Danach brauchen Sie etwas, das die XML mitliefert.

Wie lange müssen Sie eine Rechnung aufbewahren?

Acht Jahre — § 14b Abs. 1 UStG. Das gilt für die Rechnungen, die Sie erhalten, und für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen. Wichtig ist der Startpunkt: die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Februar 2026 läuft also bis Ende 2034 und nicht bis Februar 2034.

Die Frist stand früher auf zehn Jahren. Wenn Sie in einer älteren Quelle noch zehn lesen, ist die Quelle alt und nicht Sie im Irrtum.

Zwei Fälle, in denen nicht nur Sie aufbewahren müssen

Arbeiten Sie für einen Privatkunden an seinem Gebäude, muss er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren — die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Und genau deshalb gehört auf Ihre Rechnung ein Hinweis auf diese Aufbewahrungspflicht: § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG verlangt ihn ausdrücklich „in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5“. Das ist kein Höflichkeitssatz, sondern eine der zehn Pflichtangaben — und die einzige, die viele Handwerker nicht auf dem Zettel haben, weil sie von der Pflicht des Kunden handelt.

Es geht um die steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an jemanden, der kein Unternehmer ist — oder der die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Also der normale Auftrag beim Privatkunden zu Hause.

Rechnen Sie mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ab (§ 13b), dann gelten dieselben acht Jahre auch für Ihren Auftraggeber — § 14b Abs. 1 Satz 4 Nr. 3 UStG. Umgekehrt gilt das genauso für Sie, wenn Sie selbst eine solche Rechnung bekommen: dass darauf keine Umsatzsteuer steht, verkürzt die Frist nicht.

Und dann fängt es erst an: bezahlt werden

Eine Rechnung zu schreiben ist der einfache Teil. Der unangenehme Teil ist die dritte Mahnung an jemanden, dem Sie nächste Woche wieder begegnen. Legen Sie deshalb schon beim Versenden fest, wann Sie erinnern, statt es hinterher zu entscheiden: eine freundliche Nachricht zwei Tage nach Fälligkeit, eine zweite nach einer Woche, danach anrufen. Wer das konsequent macht, wartet in der Praxis deutlich kürzer auf sein Geld — nicht weil die Mahnung so wirksam ist, sondern weil sie kommt.