Die Vorlage ist nicht das Problem. Der Rückweg ist es.
Eine Vorlage in Word ist in einer Stunde gemacht. Was Zeit kostet, ist der Weg vom ausgefüllten Blatt zurück ins Büro.
Was auf jeder Vorlage stehen muss
Unabhängig davon, ob sie aus Word kommt oder aus einer App: ohne diese Angaben ist der Bericht als Nachweis wenig wert.
- Auftraggeber und Einsatzort — vollständig, nicht „Wie immer“.
- Datum und Uhrzeit, Beginn und Ende.
- Namen der Beteiligten.
- Beschreibung der Arbeit in ganzen Sätzen.
- Material mit Menge, auch das aus dem eigenen Bestand.
- Offene Punkte und Besonderheiten.
- Unterschrift, vor Ort geleistet.
Wo eine Papiervorlage teuer wird
Nicht beim Ausfüllen. Beim Zurückbringen, beim Entziffern, beim Abtippen und beim Suchen zwei Jahre später. Bei vier Monteuren und zwei Einsätzen am Tag sind das in der Woche vierzig Blätter, die jemand in die Hand nimmt — und ein paar davon kommen nie an.
Der teuerste Fall ist der Bericht, der so spät ankommt, dass die Rechnung erst zwei Wochen nach dem Einsatz rausgeht. Der Kunde erinnert sich dann schlechter an die Leistung, und Sie warten zwei Wochen länger auf Ihr Geld.
Wenn es doch Papier sein soll
Durchschreibesatz
Ein Blatt beim Kunden, eins im Büro. Löst das Entziffern nicht, aber immerhin das Verlieren.
Foto vom Blatt
Besser als nichts: der Monteur fotografiert den Bericht und schickt ihn an den Auftrag.
Feste Felder
Ankreuzen statt schreiben. Was angekreuzt ist, ist wenigstens eindeutig.
Nummerierung
Ein Bericht ohne Nummer lässt sich später keinem Auftrag zuordnen.
Der Unterschied zur App
Eine App ist keine schönere Vorlage. Der Unterschied ist, dass der Bericht im Büro ist, bevor der Monteur den Motor startet, und dass er als Rechnungsentwurf schon bereitliegt. Das Ausfüllen selbst dauert ungefähr gleich lang.
Sehen Sie den Unterschied
Ein Auftrag von der Aufnahme bis zur Rechnung, in einer echten Umgebung.
Zur Live-Demo →Häufige Fragen
Gibt es die Vorlage zum Herunterladen?
Eine deutsche Vorlage steht noch nicht bereit. Was dafür an Pflichtangaben gilt, hängt am Vertrag und an der Branche: [PLACEHOLDER]. Bis dahin nennt der Abschnitt oben, was auf jeden Fall darauf gehört.
Reicht ein Foto vom Papierbericht?
Als Beleg oft ja, als Grundlage für die Rechnung nur bedingt — jemand muss die Stunden und das Material trotzdem abtippen.
Muss der Kunde unterschreiben?
Für die Beweiskraft ist es der wichtigste Teil. Ob eine Unterschrift vertraglich verlangt ist, steht in Ihrem Vertrag.
Was, wenn der Kunde nicht da ist?
Dann halten Sie das im Bericht fest, mit Fotos vom Zustand bei Verlassen der Baustelle. Das ist schwächer als eine Unterschrift, aber deutlich besser als nichts.